特定個人情報等の取扱

特定個人情報等の適正な取扱に関する基本方針

全国弁護士協同組合連合会(以下「当連合会」といいます)は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」といいます。)の適正な取扱の確保について組織として取り組むために、組合員、取引先及び従業員等の特定個人情報等の保護を重要事項として位置づけ、「特定個人情報等の適正な取扱に関する基本方針」を以下のとおり定め、代表者、従業員、その他の従業者に周知し、徹底を図ります。

1.特定個人情報等の適切な取扱

当連合会の組合員、取引先及び従業員等の特定個人情報等を取得、保管、利用、提供又は廃棄するに当たって、当連合会が定めた取扱規程(規定)に従い適切に取り扱います。

2.利用目的

当連合会は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取り扱います。
(1)従業員等に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
(2)業務委託契約等に基づく年末調整事務及び法定調書作成事務
(3)上記(1)及び(2)に付随して行う事務

3.安全管理措置に関する事項

(1)当連合会は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために取扱規程(規定)を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、従業者に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、特定個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行います。
(2)特定個人情報等の取扱について、組合員、取引先及び従業員等の許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な特定個人情報保護の水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるよう定めたうえで、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

4.関係法令、ガイドライン等の遵守

当連合会は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、特定個人情報保護委員会ガイドラインその他の規範を遵守し、全従業者が特定個人情報等の保護の重要性を理解し、適正な取扱方法を実施します。

5.継続的改善

当連合会は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び所内規程(規定)類を継続して改善します。

6.お問合せ

当連合会は、特定個人情報等の取扱に関するお問合せに対し、適切に対応いたします

全国弁護士協同組合連合会特定個人情報等の適正な取扱に関する
基本方針に関するお問合せ先

所在地   〒100-0013 東京都千代田区霞が関1-1-3  弁護士会館14階 
電話番号  03(3580)0806
FAX番号 03(3581)1373

特定個人情報取扱規程

第1条(目的)

本規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律及び当連合会が定めた特定個人情報等の適正な取扱に関する基本方針にもとづき、当連合会が取り扱う特定個人情報等の適正な取扱を確保するため、必要な事項を定める。

第2条(特定個人情報等の利用目的)

1 当連合会は、特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内で取り扱う。
(1)従業員等の源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務<
(2)理事、監事等の役員に対する報酬等についての支払調書等作成事務
(3)業務委託契約等にもとづく報酬についての支払調書等作成事務
(4)その他(1)ないし(3)に付随する事務、法令で定める業務

2 当連合会は、特定個人情報等を前項に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

第3条(安全管理措置)

当連合会は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のため必要な事項を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じる。

第4条(組織体制)

1 当連合会は、個人情報等の取扱に関し、以下のとおり、総括的な責任を有する特定個人情報等保護責任者、事務取扱責任者、事務取扱担当者を指定する。

特定個人情報等保護責任者  理事長
事務取扱責任者       事務局長
事務取扱担当者       経理事務担当者

2 事務取扱責任者、事務取扱担当者が変更することになる場合、理事長は、新たに事務取扱責任者、事務取扱担当者となる者を指名する。この場合、従前の事務取扱責任者又は事務取扱担当者は、新たに事務取扱責任者又は事務取扱担当者となる者に対し、確実に引継ぎを行うものとする。

第5条(監督・教育)

1 当連合会は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱責任者及び事務取扱担当者に対し、必要かつ適切な監督を行うものとする。

2 当連合会は、本規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱責任者及び事務取扱担当者に本規程を遵守させるための必要かつ適切な教育を行う。

第6条(取扱状況、運用状況の記録)

事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱状況を確認し、その確認結果を書面にて保存するものとする。
(1)特定個人情報等の入手日<
(2)源泉徴収票、支払調書等の法定調書の作成日
(3)源泉徴収票等の本人への交付日
(4)源泉徴収票、支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日
(5)特定個人情報等の廃棄日

第7条(物理的安全管理措置)

特定個人情報等保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務取扱区域、機器、保管場所、方法等を指定する。

第8条(その他の安全管理)

当連合会は、特定個人情報等の取扱いにつき、適切な安全管理措置を講じるものとする。